Trabajo Remoto en Tiempos de Crisis - reseña crítica

Trabajo Remoto en Tiempos de Crisis - Cómo construir una cultura organizacional de trabajo 100% remoto

Este es un microlibro dedicado a todos los emprendedores que desean implantar el trabajo remoto, sea en la modalidad home office o en un espacio de coworking; para adaptarse al nuevo Coronavirus o, simplemente, acelerar el crecimiento de su proyecto.

Descubre algunos de los beneficios de esta práctica, los principales desafíos que deberás enfrentar y herramientas que facilitarán el día a día de tu trabajo. ¡No te lo pierdas! ¡Ven con 12min!

Principales beneficios del trabajo remoto

La posibilidad de trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, con total flexibilidad de horarios, es señalada como uno de los mayores beneficios de esta forma de empleo.

Algunas empresas que utilizan la metodología coworking suelen implementar una política de snack time. La misma permite que sus colaboradores puedan pedir un almuerzo por una aplicación de entrega de comidas.

Incluso pueden llegar a cubrir un porcentaje del gasto de transporte de sus empleados, desde sus casas hasta el espacio de coworking de su ciudad.

En algunos casos, las empresas también organizan una reunión anual en una ciudad determinada con todos sus colaboradores para reforzar la cultura organizacional y mejorar el trabajo en equipo. Es común que se cubran parcial o totalmente los gastos de viaje y estadía.

El proceso de onboarding

Este es el nombre que se le da al proceso de adaptación de nuevos empleados a la empresa. 

Es necesario brindarles la información completa sobre el negocio: los profesionales involucrados, cuáles son sus historias, cómo se analiza su desempeño, la esencia de la organización, sus valores y los elementos que forman parte de su cultura.

Las herramientas de trabajo colaborativo que veremos en un momento, como Slack, Google Drive y Zoom, por ejemplo, son muy útiles para compartir contenidos que inspiran a la empresa y presentar la metodología diaria de trabajo.

La importancia de los rituales

Para que un ritual se establezca, la constancia es fundamental. De este modo, las personas pueden sentirse parte de un todo y se fortalece la cultura corporativa. 

Comenzar un ritual con música, por ejemplo, ayuda a ubicar a todos los presentes en una misma “vibración” energética, contribuyendo a que los individuos que están en diferentes husos horarios entren en el mismo clima.

Los rituales más comunes entre las empresas que implementan el trabajo remoto están relacionados a feriados como Navidad o Halloween, u otras fechas seleccionadas para que los colaboradores usen una vestimenta casual o temática de algún tipo.

También puede que se establezcan hábitos como Happy Hour, reuniones casuales, o días con webinars para aprender sobre cuestiones interesantes y útiles, tanto para la vida profesional como personal. Otra acción frecuente es la de sesiones de meditación remota a través de una herramienta de videoconferencias.

Se busca que la interacción social entre los empleados no se vea afectada por la metodología remota de trabajo. Aunque es necesario destacar que varias de estas actividades son opcionales.

Desafíos a enfrentar

El autor Daniel Goleman define en su libro “Foco” dos tipos de distracciones en la rutina del home office: sensoriales y emocionales.

Las primeras incluyen sonidos, olores y otros estímulos que podamos sentir en el espacio de trabajo. Ya las emocionales se refieren a los problemas y dificultades personales. Lidiar con ambos tipos es un desafío constante. Un buen primer paso es asegurarte de contar con un espacio donde puedas estar solo.

Para superarlos, se necesita una mentalidad positiva, disciplina, organización y foco. Evita distraerte y concéntrate en el trabajo, sin procrastinarlo. Si esta parte es difícil, puedes implementar la técnica de Pomodoro.

La misma consiste en dividir tus tareas en espacios de tiempo concretos. Trabajas durante 25 minutos y descansas 5. Esto completa un ciclo. Cada cuatro ciclos de trabajo, descansas 20 minutos.

Aunque claro, si no estás acostumbrado a esta metodología, puedes comenzar de forma progresiva e ir reduciendo los tiempos. Intenta comenzar con períodos de 40 minutos de trabajo y 20 de descanso.

Los hábitos saludables también son muy importantes. Sin importar que no salgas de casa para trabajar, toma una ducha, vístete y mantén una alimentación saludable. Organiza tus tareas y haz un uso inteligente de tu tiempo.

¿Cómo optimizar tu espacio de trabajo?

Ya sea que trabajes desde tu casa o en un espacio de coworking, organízalo para que puedas acceder fácilmente a tu computadora, celular, papel, lapiceras e incluso tu almuerzo. Perderás menos tiempo y tendrás un desgaste menor.

También es importante que el espacio cuente con buena iluminación y sea ventilado. Decóralo a tu manera para que se vuelva un lugar agradable y en el que quieras permanecer.

¿Cuáles son las herramientas esenciales para el éxito del trabajo remoto?

Las empresas que están optando por el trabajo a distancia debido a la crisis actual del COVID-19 no necesitan usar todas las herramientas que vamos a enumerar a continuación de una sola vez.

Es mucho más recomendable dedicar los esfuerzos a implementar apenas uno o dos programas de software y optar por una adaptación paulatina para los colaboradores.

El resto de las herramientas deben ser vistas como complementos. Sólo podrán facilitar procesos y aumentar la productividad cuando se haya establecido una cultura basada en el respeto de los tiempos de entrega.

Slack

Funciona como una especie de “WhatsApp” corporativo. Los profesionales no necesitan recurrir al e-mail. La herramienta puede convertirse en el principal canal de comunicación, ocupando un lugar vital de la empresa.

El software proporciona grupos divididos por áreas (marketing, customer success, operaciones, etc.). Como esos grupos están integrados por personas de esas mismas áreas, el intercambio es naturalmente útil y fluido.

También es posible intercambiar archivos y conversar directamente con una persona específica, por medio de un chat privado.

Es considerada mejor que WhatsApp porque permite muchas posibilidades de integración con otras herramientas.

Clockwise

Se trata de una herramienta de agenda que puede ser instalada como una extensión del Google Chrome. Con ella, puedes visualizar la disponibilidad de tu equipo, diagramando la mejor forma de utilizar su tiempo.

Otras funciones de Clockwise que vale la pena destacar incluyen la posibilidad de mostrar a las personas en Slack el progreso de sus notificaciones y status. Además, la IA ingresa automáticamente en las agendas de los miembros del equipo y organiza las reuniones en horarios en los que todos están disponibles.

¡Y hay más! La herramienta permite verificar los indicadores de productividad relacionados al tiempo destinado al trabajo o a participación en reuniones, por ejemplo, procurando ofrecer los fundamentos necesarios para que los mismos colaboradores reformulen sus prioridades.

Google Drive

Cuando la empresa es 100% remota, no existen armarios o gavetas. En ese contexto, Google Drive es utilizado para almacenar todos los documentos, generando links que pueden ser compartidos con todos los miembros de la compañía.

LastPass

Es común que las empresas vean su trabajo ralentizado por la acumulación de contraseñas diferentes. Comunicar información tan importante como esta a través de aplicaciones de mensajería puede ser fatal. Por eso, un administrador de contraseñas como LastPass puede volverse muy importante.

Zoom

A la hora de hacer llamadas y videoconferencias, Zoom está siendo una de las aplicaciones más solicitadas. Permite video llamadas con un gran número de personas y en calidad HD, además de un sistema de telefonía en la nube.

Notas finales

Un gran consejo es el de documentar todo lo que produce la empresa, sus actividades y acciones diarias. En momentos de crisis como los que estamos viviendo debido al Coronavirus, los procesos se vuelven más fáciles, gracias a que todo viene siendo compartido como parte de la rutina de trabajo.

También es imprescindible documentar las decisiones tomadas, con el fin de que todos los involucrados -incluso aquellos que no pudieron estar presentes en una determinada reunión-, puedan conocer cada movimiento de la empresa.

Estas pautas de comunicación deben ser formalizadas para evitar la creación de “tribus” en las diferentes oficinas (virtuales o no) de una misma empresa. Esto puede darse, por ejemplo, cuando ciertas prácticas y culturas son adoptadas en una oficina de Latinoamérica y otras, totalmente diferentes, son incorporadas a la rutina de una oficina europea.

Por otro lado, la formalización y documentación evita que las personas que están alejadas geográficamente se sientan “fuera” en relación a los individuos que están físicamente cerca.

Consejo de 12min

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